電話応対レッスン2

■商談中、会議中の場合の応対■

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名指し人が商談中や会議中の場合、「会議中でございます」とお応えすると、「それは自分達の都合だろう!お客様を優先するならすぐに電話口に出してくれ!」と思われる可能性もあります。
実はこれは、弊社代表徳永が証券会社の秘書時代に経験した電話応対です。会議中とお伝えしたところ、「じゃあ呼んできて」とお客様に言われ、途中で抜け出せない会議でもありとても困ってしまったという事です。

そこで一般的な応対例として、「只今席をはずしております」とお伝えし、そして会議の終了時間が分かれば「14時には席に戻る予定でございます」までお知らせするとスムーズでしょう。

また会議が頻繁に行われている、景気の良い活発な企業だと印象付けるために、敢えて「会議中でございます」と案内させる企業様もあります。

自社で何を優先すべきか考えてご対応例を決めると良いでしょう。

【トークスクリプト】

☆かけ手 ☆トゥルルル・・・・、トゥルルル・・・・
★受け手 お電話ありがとうございます。 ABC商事(の山田)でございます。
☆かけ手 ☆私、いろはカンパニーの柿山と申します。 いつもお世話になっております。
★受け手 いろはカンパニーの柿山様でいらっしゃいますね。 いつもお世話になっております。
☆かけ手 ☆広報部の後藤様いらっしゃいますか?
★受け手 広報部の後藤でございますね。
申し訳ございません。 あいにく後藤は只今席をはずしております。
14時頃に戻る予定でございます。 戻り次第、折り返しお電話をさしあげましょうか?
☆かけ手 ☆それでは折り返しのお電話をお願いします。
★受け手 はい、かしこまりました。
恐れ入りますが、念のため、柿山様のお電話番号をお願いいたします。
☆かけ手 ☆03-9999-6735です。
★受け手 復唱いたします。 03-9999-6735で宜しいでしょうか?
☆かけ手 ☆はい。
★受け手 後藤が戻りましたら、必ず申し伝えます。
私 (自分の名前) が承りました。 お電話ありがとうございます。

それでは、電話応対を声に出して練習してみましょう。
あなたが★マークの受け手です。テープの声が☆マークのかけ手です。

「ピッ」音が話す合図です。(出来る方はドンドン読み進めてください。)
それでは、スタートボタン▶を押して始めてみましょう。

【音声練習】

☆トゥルルル・・・・、トゥルルル・・・・

★お電話ありがとうございます。 ABC商事でございます。

☆私、いろはカンパニーの柿山と申します。 いつもお世話になっております。

★いろはカンパニーの柿山様でいらっしゃいますね。 いつもお世話になっております。

☆広報部の後藤様いらっしゃいますか?

★広報部の後藤でございますね。
申し訳ございません。 あいにく後藤は只今席をはずしております。
14時頃に戻る予定でございます。 戻り次第、折り返しお電話をさしあげましょうか?

☆それでは折り返しのお電話をお願いします。

★はい、かしこまりました。
恐れ入りますが、念のため、柿山様のお電話番号をお願いいたします。

☆03-9999-6735です。

★復唱いたします。 03-9999-6735で宜しいでしょうか?

☆はい。

★後藤が戻りましたら、必ず申し伝えます。
私 (自分の名前) が承りました。 お電話ありがとうございます。

 

電話応対レッスン1■出だしの応対■ もご覧ください!

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