【マンツーマン】オンライン(Zoom) でビジネスのメール・SNS・文書研修


FINESTのマンツーマン研修はお一人お一人に寄り添い、オンラインでも分かりやすく指導します。


オンライン(Zoom)でビジネスのメール・SNS・文書研修の受講の流れ
【マンツーマン】


オンライン(Zoom)で講師と1対1でレッスンをし、スキルの向上を図ります。
1時間を有効に使うために、事前にお悩みを伺わせていただいております。

【受講内容】

下記を参考に、ご自身で改善、強化したい内容をピックアップしていただき、
講師が理想に向け指導していきます。

●あなたのメールをチェック

●ビジネスメール・SNS・文書の基本 
●よくある質問、間違い
●ビジネスメールの言葉選び
●事例問題

 

【料金】 55分 10,000円(税別)/ 人(講師)
       55分 13,000円(税別)/ 人(代表講師)


オンラインマンツーマン研修の特徴


オンラインマンツーマン 特徴1

【特徴1】以下の方にお勧めなレッスンです
●会場までお越しになれない方
●時間がなかなか取れない方
●大勢と一緒に研修を受けるのが恥ずかしい方

 

オンラインマンツーマン 特徴2

【特徴2】目的別にご対応します

●事前にお悩みを伺い講師が研修内容準備します。
●マンツーマンで自分の出来ないところをしっかりと修正したい。
●接客マナーを完璧にしたい。
●個別に相談したい。


ビジネスのメールに自信はありますか?


✔ メールの基本ルールが出来ているか

基本ルールは、何のためにあるのか。あなたが運動神経抜群だとして、今回初めて野球をしようとした時を想像してみましょう。

ルールを知らずにバッターボックスに立ちボールを打った後3塁ベースに走りました。周囲は「さすが抜群の運動神経の持ち主だ!」と言う前に、「ルールを勉強してからバッターボックスに立て!」とうに違いありません。

ビジネスメールも同じです。あなたがどんなに文章力に自信があっても、ビジネスメールのルールを知らずに送ったメールを見て、「ルールを勉強してから、ビジネスのステージにあがれ!」と思われることでしょう。

以下のメールの基本ルールを最低限守ってからメールを送りましょう。
*「よろしくお願いいたします。」「ご対応させていただきます。」
 で使われている「いたします。」「いただきます。」は補助動詞なので、仮名表記します。

 

✔ 相手が求める言葉が入っているか

相手が求めている言葉とは何でしょうか?それは、受け取る側にとってそれぞれだと思います。しかし相手の言葉の行間を読み取った対応が出来ないと、この人とは次からは一緒に仕事をしたくないと感じさせてしまいます。

以下は実際にあった事例です。
ある企業様より業務の最終確認のメールがきました。
しかしそこに記入してある担当者名が当初伺っていたものとは違っていました。

このメールを受け取った方は、
もしかしたら変更した可能性もあるので、間違っているとの指摘ではなく、
確認と言うことで以下のようにメールを送りました。

【送信メール】
メールを拝受いたしました。ありがとうございます。
1点確認がございます。
先方担当の方のお名前が、前回のメールでは○○様とのことでございましたが、
今回□□様と記載されておりました。
どちらのご担当者様に伺えばよろしいでしょうか。

それに対しての返信メールがこちらです。

【返信メール】
> ○○様です。進行表の記載は変更しました。
どうぞ宜しくお願いします。

さあ、皆様はこのあとこの担当者とご一緒に仕事をしたいと感じるでしょうか?
このメールの返信には必要なことは入っております。
この担当者はそれで十分だろうと思っております。

しかし、人と人とのやり取りの中では、相手の気持ちを汲み取り、
きちんとそれを言葉で返してあげることが大切になってきます。
そうでなければ先に述べたAIで充分なわけです。

メールを送った方の文章の行間を読み取り、
今後の業務を円滑に進めるような言葉を盛り込みたいものです。

以下の図にまとめてみました。

✔ 言葉選びが適切か

社会人になると、知っている言葉を使ってみたくなるものです。せっかく丁寧な言葉を使ったつもりが、使う場面や使う場所を間違ってしまい、逆に相手を混乱させたり不快にさせている例もよく見かけます。

使用する前によく調べてから言葉を選びましょう。ネットでの検索では発信元の信頼が不確定です。きちんと辞書を使って調べるようにしたいものです。

・× 役不足  ⇒〇 力不足
「役不足」は自分がその役ではもったいない、自分の能力の方がその役よりも上だという場合に使用します。
自分にその役ほどの能力が無いという場合には、「力不足」を使用します。

・× 汚名挽回 ⇒〇 汚名返上
「名誉挽回」と「汚名返上」が混交している事例です。

・× 采配をふるう⇒〇 采配を振る
「ふるう」は拳や刀、権力に使用します。

●よくある使う場所の間違い
・× 取り急ぎを最初に使う
諸々の儀礼、説明を省略し用件だけを伝える場合に使う。
メールの最初に使うと、更に非礼度を増す為、メールの最後に、自身の失礼をお詫びする際に使用すると良い。

・× 拝啓から始める
拝啓、敬具は文書で使用します。メールでは使用しません。


デキるビジネスマンは、メールで自分自身を魅力的に演出できる人です。
『この人と是非仕事をしたい』と思わせるメールを送ります。
そんな出来るビジネスマンが心掛けているメールの5か条をご紹介します。

この5か条を意識してメールを送ることで、相手から信頼が得られ、仕事がしやすくなります。ワンランク上のメール使いが出来ると、ワンランク上のビジネスマンとして評価されます。

メールは最低でも24時間以内、可能であればその日のうちにというルールがあります。しかし早ければ早いほど、相手にとっては好印象です。

あまり早い対応は、相手に暇な人だと思われるので、敢えて遅めに返信するという人がおります。しかし今の時代様々なツールを利用して、外出先からも返信できる環境が整っています。

お相手は返信を待っていて、しかもメールを見てくれたか分からないと不安に感じているでしょう。
詳しい内容は応えられなくとも返信の一報は早めに行う事で、相手に安心感を与えます。

「メールを拝受いたしました。ありがとうございます。
詳しく内容を拝見いたしまして、本日中にご返信いたします。」

といった様に、以下を出来るだけ早いタイミングで返信しましょう。
①受け取ったこと
②詳しい返信をいつまでにするか
これで、あなたに仕事を任せても大丈夫と言う信頼関係を築くことができます。

メールで依頼や断る場面が多くあると思います。
依頼文や断り文の際に、クッション言葉を使用していますか?

クッションは柔らかく、痛みを和らげる働きがあります。言葉にもクッションと同じ柔らかい表現を用いて相手の心の痛みや不快感を和らげましょう。

クッション言葉には、以下のような言葉があります。

形式的なメールだけを送っていませんか?もちろん、スピードや効率を重んじるビジネスシーンでは、必要な内容が端的にまとめられているメール文が求められます。

しかしワンランク上を目指すのであれば、あなたという人をメールの中の記憶に残していきましょう。

そのためには、相手の興味を知ってそれに関して触れることです。
以下に参考例を記載しました。

【前回の打ち合わせの会話に出た内容に触れる】
●前回○○へご出張に行かれるお話を伺いました。
 ○○の気候はいかがでしたでしょうか。
●前回□□の本をお勧めいただいて、早速購入して読んでみました。
 △△様がおっしゃった通り、私のビジネスに参考になることばかりでした。
 ご紹介いただきありがとうございます。


相手がメールで書いたことにリアクションせずに自分目線でしかリアクション出来ない人がいます。

自分が聞きたい事だけ、自分が伝えたい事だけをメールに記載していると、相手の心は置き去りになっていることがあります。

以下NGな事例です。
【送信者】
先週体調を崩しておりまして、ご返信が遅れました。
大変申し訳ございません。

今週から復帰しておりますので、
○○の件につきまして引き続き私が担当させていただきます。
どうぞよろしくお願いします。

【返信者】
早速ですが、○○の件で以下日程でお打ち合わせのをお願いします。
・7月12日(金)15:00~16:00
弊社からは、私と営業部の□□と2名で伺います。
よろしくお願いします。

ここでは、内容に関することだけでなく、
体を気遣う一言も欲しいところです。

「体調を崩されていたとのことで、どうぞご自愛くださいませ。」


上から目線に感じるメールを受け取って不快な思いをした経験はありませんか?そのようなメールの特徴としては以下が挙げられます。

最近はSNSなど文章を送るツールも多岐にわたってきました。その中でメールは格式が高い所に位置付けられます。

SNSではカジュアルな表現が許されても、メールではそれを上から目線に取られかねません。メールの表現には十分注意を払いましょう。

・命令形
 依頼をする際に、「~していただけますか?」といった依頼形ではなく、「~してください」と命令形になっている。

・詰問形
 確認するときに、「~でお間違いないでしょうか?」と質問形ではなく、「~でしたよね」と詰問形になっている。

・文末まできちんと書いていない
「それでは~ということで」などと、文章を最後まで書かない。
「それでは~ということでよろしくお願いいたします。」まで文末まで書くことで相手への敬意が感じられます。

自分自身のメールをチェックする機会が欲しいと思ったことはありませんか?
なかなか人から指摘されない自分のメールを、この機会に是非チェックしてみませんか?


オンライン研修の受講の流れ


【ご用意いただくもの】

【受講の流れ】

(1)メールにてご希望日やお悩みをお送りくださいませ。

(2)弊社より、ご返信メールをお送りします。

受講内容の確認

 

(3)お申込みより3日以内(土日を除く)に、弊社指定の銀行口座へお振込みください。
口座番号は確認メールにてご案内いたします。お振込み手数料はご負担願います。
(企業様の場合請求書扱いも可能です)
ご入金が確認できない場合は一旦キャンセルさせていただくこともございます。
あらかじめご了承くださいませ。

申込から3日以内に入金

 

(4)ご受講料を確認後、詳細をご案内します。

詳細を確認

*ご入金確認後に研修レジュメをメールにてお送りします。

(5)受講日前日までにZoomの招待をお送りいたします。
PCか携帯などの端末にZoomアプリのご用意をお願いします。

Zoomのアカウント登録

 

【Zoomのご利用に関して】
①受講日前日までに下記のようなZoomの招待をお送りします。
講座名:XXXX(講座名)
開催日時: MM月DD日(D) 00:00 – 00:00
Zoomミーティングに参加する
http://XXXXXXXX(ZoomのURL)
ミーティングID: XXXX(Zoomから取得)
パスワード: XXXX(Zoomから取得)

②事前にZoom(ズーム)アカウントの登録とZoomアプリのインストール、
環境のご確認をお願いします。
・Zoomアカウント登録
ご登録はこちらから(Zoomの公式サイト)https://zoom.us/signup

③アプリのダウンロード
スマートフォンで受講する場合はアプリのダウンロードが必要です。
パソコンの場合は、インターネットブラウザからも視聴できますので、
アプリのダウンロードは必須ではありません。

④環境のご確認
ビデオ表示、音声通話に支障がないことを予めご確認をお願いします。
ビデオまたはオーディオのテスト(Zoomの公式サイト) http://bit.ly/2TfzioL

(6)当日受講時間の15分前にZoomをOpenいたします。
接続が確認できない方はお電話でフォローいたしますのでご安心ください。

お問い合わせ・お申込みはこちら

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*携帯電話から送信いただいている方に、弊社からの返信メールが届かないという事例がございます。

大変お手数をおかけしますが、携帯電話からのお問い合わせの方は、弊社PCメールfinest@finest.blush.jp からの受信ができるように設定をお願いいたします。

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