接客ブートキャンプメール課題解答 24日目


安藤リーダーに承認をいただきたい資料があり、月曜日に本人にお渡ししました。
今日は木曜日ですが、未だ返事がありません。
デスクに確認にいくと、安藤リーダーは席を外していて、
デスクの上には渡した資料が見た形跡もなく置いてありました。
【承諾をもらわないと各部署に発注をかけられず、あなたの仕事が先に進みません。】
そこに安藤リーダーが戻ってきました。
このような時あなたはどのような声掛けをしますか?

①クッション言葉
安藤リーダー、失礼いたします。
大変申し訳ありません。
月曜日にお渡しした資料の件で今 1分だけお時間よろしいでしょうか。
(はい、いいですよ)
②理由
こちらの資料について安藤リーダーのご承認をいただければ、
各部署に発注をかけられます。
明日の金曜日までに発注できますと、週明けには商品の用意が整いますので、
③依頼形
ご多用のところご面倒をおかけしますが、内容をご確認いただけますでしょうか?
(わかりました。急いで見てみます。)
ありがとうございます。
恐れ入りますが、本日中にお返事いただくことは可能ですか?
(はい、今日中には返事をします。)
④感謝
ありがとうございます。大変恐れ入ります。
どうぞよろしくお願いいたします。

上司も様々案件を抱えていると、他の人からの依頼が後回しになってしまうこともあります。うっかり忘れていることもありますので、返事を待っていることをアピールする必要があります。
お忙しい方には、「1分だけ」と了解を得て、短時間で用件を伝えるとよいでしょう。上記の会話も実際に話してみると1分もかからずに終えることができます。
通常1分で300文字は話せると言われます。
不安な方は事前に話すことを300字以内にまとめてから上司に話しかけると良いでしょう。

以前「承認をいただきたい」と依頼すると、「承認するかどうか決めるのは俺だ!」と相手を怒らせてしまったという事例を聞きました。念のために「ご確認」「お返事」という表現を使い、最終判断は上司に委ねる表現にした方が良いでしょう。

また「お忙しいところ」というと、「忙しいは心を失うと書く」ということから不快に思う方もいらっしゃるようです。「ご多用」という言葉選びも知っておくと良いでしょう。

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