接客ブートキャンプメール課題解答 29日目


あなたの部下の牧田さんに、1週間前に今日締切のデータ作成をお願いしていました。
勤務は18時までですが、17時59分に牧田さんからメールが送られてきました。
【確かに今日までの約束は守れていますが、内容に不備があります。】
1週間もあったのに、、、と、とても残念な気持ちです。

今日は勤務終了ですので、明日の朝牧田さんに指導をしようと思います。
このような時あなたはどのように声掛けをしますか?

①クッション言葉
牧田さん、おはようございます。
昨日はデータを送ってくれてどうもありがとう。
この件で少しお話してもよろしいですか?
②理由
今後の為に業務の進め方についてお話しておきますね。
今回のように上司やお客様から依頼された業務は、
締切よりも余裕を持って提出した方が良いと思います。
理由はいくつかありますが、主だったものは2点あります。

1つ目は、締切前なら修正が間に合うからです。
例えば、今回データは送ってくれたんだけど、内容に関してまだ足りない部分がありました。
調べてくれたのは全体の数値だったけど、地域別、年代別も調べるようにお願いしていたと思います。
今回は1週間の期間があったので、もう少し早く提出してくれたら、
不足点を修正出来て、締切には完璧な状態で提出できたと思います。

2つ目は、特にお客様などは様々な業者と比較して、うちの会社の仕事の進め方をみているので、
締切1分前に提出すると、「この会社は仕事をギリギリに仕上げてくる会社なんだ」
という印象を与えてしまいます。
そうすると、もっと余裕をもって仕事をしてくれる業者にお願いしようということになるかもしれません。

③依頼形
以上2点の理由から、次回からは締切よりももっと余裕を持って提出してもらえるかしら?

(はい、わかりました。次回から気を付けます。)
④感謝
理解してくれてありがとう。
まだまだ業務の進め方で慣れないことがあると思うので、遠慮なく聞いてきてね。
『 聞くときに配慮は必要だけど、遠慮はいらないから! 』

社会人経験が少ない部下は、皆さんから見た時に「何故?」という行動をとることが多いことでしょう。しかし、恐らく入社したての自分自身も同じだったかもしれません。
彼らの成長の為に必要な指導は、必ず「理由」を伝える事です。
「理由」のある説明は「納得」に繋がります。
「納得」した行動は「継続」していきます。

今回はその理由の説明部分に≪ホールパート法≫を使っています。
ホールパート法は以下の流れです。
①結論(~について〇点 話します。)
②パート部分(1点目は~、2点目は~、3点目は~)
③結論(以上〇点でした。)

言葉だけで長いお話をする際には、大変聞きやすい話法ですので、是非アウトプットしてみてください。

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