✔ メールの基本ルールが出来ているか
基本ルールは、何のためにあるのか。あなたが運動神経抜群だとして、今回初めて野球をしようとした時を想像してみましょう。ルールを知らずにバッターボックスに立ちボールを打った後3塁ベースに走りました。周囲は「さすが抜群の運動神経の持ち主だ！」と言う前に、「ルールを勉強してからバッターボックスに立て！」とうに違いありません。
ビジネスメールも同じです。あなたがどんなに文章力に自信があっても、ビジネスメールのルールを知らずに送ったメールを見て、「ルールを勉強してから、ビジネスのステージにあがれ！」と思われることでしょう。
以下のメールの基本ルールを最低限守ってからメールを送りましょう。
＊「よろしくお願いいたします。」「ご対応させていただきます。」
で使われている「いたします。」「いただきます。」は補助動詞なので、仮名表記します。
✔ 相手が求める言葉が入っているか
相手が求めている言葉とは何でしょうか？それは、受け取る側にとってそれぞれだと思います。しかし相手の言葉の行間を読み取った対応が出来ないと、この人とは次からは一緒に仕事をしたくないと感じさせてしまいます。
以下は実際にあった事例です。
ある企業様より業務の最終確認のメールがきました。
しかしそこに記入してある担当者名が当初伺っていたものとは違っていました。
このメールを受け取った方は、
もしかしたら変更した可能性もあるので、間違っているとの指摘ではなく、
確認と言うことで以下のようにメールを送りました。
【送信メール】
メールを拝受いたしました。ありがとうございます。
1点確認がございます。
先方担当の方のお名前が、前回のメールでは○○様とのことでございましたが、
今回□□様と記載されておりました。
どちらのご担当者様に伺えばよろしいでしょうか。
それに対しての返信メールがこちらです。
【返信メール】
＞ ○○様です。進行表の記載は変更しました。
どうぞ宜しくお願いします。
さあ、皆様はこのあとこの担当者とご一緒に仕事をしたいと感じるでしょうか？
このメールの返信には必要なことは入っております。
この担当者はそれで十分だろうと思っております。
しかし、人と人とのやり取りの中では、相手の気持ちを汲み取り、
きちんとそれを言葉で返してあげることが大切になってきます。
そうでなければ先に述べたAIで充分なわけです。
メールを送った方の文章の行間を読み取り、
今後の業務を円滑に進めるような言葉を盛り込みたいものです。
以下の図にまとめてみました。
✔ 言葉選びが適切か
社会人になると、知っている言葉を使ってみたくなるものです。せっかく丁寧な言葉を使ったつもりが、使う場面や使う場所を間違ってしまい、逆に相手を混乱させたり不快にさせている例もよく見かけます。使用する前によく調べてから言葉を選びましょう。ネットでの検索では発信元の信頼が不確定です。きちんと辞書を使って調べるようにしたいものです。
・× 役不足 ⇒〇 力不足
「役不足」は自分がその役ではもったいない、自分の能力の方がその役よりも上だとい
う場合に使用します。
自分にその役ほどの能力が無いという場合には、「力不足」を使用します。
・× 汚名挽回 ⇒〇 汚名返上
「名誉挽回」と「汚名返上」が混交している事例です。
・× 采配をふるう ⇒〇 采配を振る
「ふるう」は拳や刀、権力に使用します。
●よくある使う場所の間違い
・× 取り急ぎ を最初に使う
諸々の儀礼、説明を省略し用件だけを伝える場合に使う。
メールの最初に使うと、更に非礼度を増す為、
メールの最後に、自身の失礼をお詫びする際に使用すると良い。
× 拝啓 から始める
拝啓、敬具は文書で使用します。メールでは使用しません。
デキるビジネスマンは、メールで自分自身を魅力的に演出できる人です。
『この人と是非仕事をしたい』と思わせるメールを送ります。
そんな出来るビジネスマンが心掛けているメールの5か条をご紹介します。
この5か条を意識してメールを送ることで、相手から信頼が得られ、仕事がしやすくなります。ワンランク上のメール使いが出来ると、ワンランク上のビジネスマンとして評価されます。
メールは最低でも24時間以内、可能であればその日のうちにというルールがあります。しかし早ければ早いほど、相手にとっては好印象です。
あまり早い対応は、相手に暇な人だと思われるので、敢えて遅めに返信するという人がおります。しかし今の時代様々なツールを利用して、外出先からも返信できる環境が整っています。
お相手は返信を待っていて、しかもメールを見てくれたか分からないと不安に感じているでしょう。
詳しい内容は応えられなくとも返信の一報は早めに行う事で、相手に安心感を与えます。
「メールを拝受いたしました。ありがとうございます。
詳しく内容を拝見いたしまして、本日中にご返信いたします。」
といった様に、以下を出来るだけ早いタイミングで返信しましょう。
①受け取ったこと
②詳しい返信をいつまでにするか
これで、あなたに仕事を任せても大丈夫と言う信頼関係を築くことができます。
メールで依頼や断る場面が多くあると思います。
依頼文や断り文の際に、クッション言葉を使用していますか？
クッションは柔らかく、痛みを和らげる働きがあります。言葉にもクッションと同じ柔らかい表現を用いて相手の心の痛みや不快感を和らげましょう。
クッション言葉には、以下のような言葉があります。
形式的なメールだけを送っていませんか？もちろん、スピードや効率を重んじるビジネスシーンでは、必要な内容が端的にまとめられているメール文が求められます。
しかしワンランク上を目指すのであれば、あなたという人をメールの中の記憶に残していきましょう。
そのためには、相手の興味を知ってそれに関して触れることです。
以下に参考例を記載しました。
【前回の打ち合わせの会話に出た内容に触れる】
●前回○○へご出張に行かれるお話を伺いました。
○○の気候はいかがでしたでしょうか。
●前回□□の本をお勧めいただいて、早速購入して読んでみました。
△△様がおっしゃった通り、私のビジネスに参考になることばかりでした。
ご紹介いただきありがとうございます。
相手がメールで書いたことにリアクションせずに自分目線でしかリアクション出来ない人がいます。
自分が聞きたい事だけ、自分が伝えたい事だけをメールに記載していると、相手の心は置き去りになっていることがあります。
以下NGな事例です。
【送信者】
先週体調を崩しておりまして、ご返信が遅れました。
大変申し訳ございません。
今週から復帰しておりますので、
○○の件につきまして引き続き私が担当させていただきます。
どうぞよろしくお願いします。
【返信者】
早速ですが、○○の件で以下日程でお打ち合わせのをお願いします。
・7月12日（金）15:00～16:00
弊社からは、私と営業部の□□と2名で伺います。
よろしくお願いします。
ここでは、内容に関することだけでなく、
体を気遣う一言も欲しいところです。
「体調を崩されていたとのことで、どうぞご自愛くださいませ。」
上から目線に感じるメールを受け取って不快な思いをした経験はありませんか？そのようなメールの特徴としては以下が挙げられます。
最近はSNSなど文章を送るツールも多岐にわたってきました。その中でメールは格式が高い所に位置付けられます。SNSではカジュアルな表現が許されても、メールではそれを上から目線に取られかねません。メールの表現には十分注意を払いましょう。
・命令形
依頼をする際に、「～していただけますか？」といった依頼形ではなく、「～してください」と命令形になっている。
・詰問形
確認するときに、「～でお間違いないでしょうか？」と質問形ではなく、「～でしたよね」と詰問形になっている。
・文末まできちんと書いていない
「それでは～ということで」などと、文章を最後まで書かない。
「それでは～ということでよろしくお願いいたします。」まで文末まで書くことで相手への敬意が感じられます。
自分自身のメールをチェックする機会が欲しいと思ったことはありませんか？
なかなか人から指摘されない自分のメールを、この機会に是非チェックしてみませんか？